¿En qué nivel de trabajo distribuido está tu organización?

Buscando cómo entender mejor el estado en que nuestros clientes y amigos se encontraban en medio de la epidemia, dimos con un muy interesante trabajo de Steve Glaveski sobre un podcast de Matt Mullenweg (co-fundador de WordPress). Justamente repasando como las organizaciones han tomado medidas para continuar sus actividades de la mejor manera que tuvieron a su alcance en el momento, y poder maximizar como ayudarlos. Pero como realmente pasa con cualquier cambio, primero hace falta entender: ¿en qué nivel se encuentra tu organización?

Nivel 1: No se hizo nada

No se hizo nada. Se pospone todo lo que se pueda para la vuelta. Algunos acceden desde sus celulares y participan de algunas reuniones virtuales. Es en este nivel en que estaban la mayoría de las organizaciones antes del gran evento.

Nivel 2: Replicar la Oficina online

Aquí es dónde podrían estar la mayoría de las organizaciones, especialmente las más tradicionalistas.

Todos tienen acceso a aplicaciones de videoconferencias (como Zoom, Meet), chat y correo, pero en lugar de re-diseñar su trabajo, simplemente siguen remotamente como en la oficina. Esto lleva a acarrear los malos hábitos (por ejemplo, reuniones de 10 personas cuando entre 2 hubiese sido suficiente), muchas interrupciones de llamados, chat, contestar intempestivamente el correo decenas de veces por día. 

La falta de adaptación al nuevo medio es como cuando comenzó la radio, que en lugar de maximizar los beneficios, recrearon el teatro y sus comedias. Y no fue hasta años después que se vieron los beneficios de la adaptación al medio.

Nivel 3: Adaptarnos al nuevo medio

Las organizaciones comienzan a adaptarse a la nueva realidad, y los beneficios de este nuevo medio. Documentos compartidos con edición en tiempo real y usuarios en simultáneo, eliminando pérdida de tiempo y productividad. Se comienza a invertir en mejores equipos para los miembros de los equipos. La comunicación efectiva escrita se vuelve crítica. 

Reuniones:

  • Solo si es absolutamente necesario y no se puede lograr un resultado con un llamado, chat o correo.
  • Con duración de hasta 15 minutos, y solo extenderse si es imprescindible (cuanto más corta, más concisa la comunicación y menores oportunidades de charla innecesaria)
  • Con agenda clara y objetivo deseado.
  • 2 o 3 personas a lo sumo.
  • Acordar próximos pasos, responsables y fechas (para evitar re-incidencias)
  • Nunca usar una reunión para comunicar información (para eso están los otros medios).

Nivel 4: Comunicación asincrónica

“Llegaré a ese tema cuando me sea conveniente”: he ahí la clave de este tipo de comunicación. 

Honestamente, la mayoría de las cosas no requiere una respuesta inmediata. Contestar un correo o chat debería hacerse cuando sea posible al receptor. Si es realmente urgente, un llamado (o acercarse cuando sea posible).

Además de dar más tiempo a las personas a pensar y concentrarse, crea y permite mantener un estado de fluidez (que puede llegar a ser 5 veces más productivo), incluyendo tomar mejores decisiones.

Nivel 5: El Paraiso

Es donde los equipos funcionan mejor online que en persona. Requiere cambios culturales y organizacionales muy importantes, pero con beneficios igualmente grandes. A veces es una guía, una orientación y no un destino.

Foto por Bruce Mars en Unsplash.

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